Her hizmetin aynı sürede tamamlanmasını beklemek, günlük randevu planını gerçek işleyişten uzaklaştırır. Resepsiyon’da bir randevuya başlangıç saati, işlem adı, süre ve bir planlama kaynağı eklenir. Böylece sıradaki müşterinin ne zaman geleceği ve kimin ilgileneceği aynı kayıtta görülebilir.
Neyi planladığınızı belirleyin
İşletmenizde randevuyu sınırlayan kaynak çalışan, koltuk, kabin, terapist veya stüdyo olabilir. Kaynakları ekibinizin günlük diline uygun adlarla tanımlayın. Bu panelde bir randevu tek bir kaynağa bağlanır; oda ve çalışanı aynı anda ayrı kaynaklar olarak rezerve eden bir sistem gibi kullanmayın.
Başlangıç kadar süreyi de önemseyin
İşlemin adını ve beklenen süresini randevuyu oluştururken girin. Saç kesimi ile uzun bir bakım için aynı süreyi seçmeniz gerekmez. Hazırlık ve toparlama için gereken zamanı da işletmenizin düzenine göre hesaba katın. Sistem aynı kaynağa çakışan randevu eklenmesini engeller.
Müşteri bilgisini işlem notuyla birlikte kaydedin
Müşterinin adı, telefon numarası ve hazırlık için gerekli kısa notlar randevuyla birlikte bulunsun. Notları hizmetin yürütülmesi için gerekli bilgilerle sınırlı tutun. Güzellik veya spa randevusu ekranını tıbbi dosya ya da sağlık kaydı sistemi olarak değerlendirmeyin.
Değişen saati takvime yansıtın
Müşteri saatini değiştirdiğinde randevuyu da güncelleyin. Bir işlemin süresi uzayacaksa arkasından gelen randevuların planını kontrol edin. İşletmede birden fazla uzman çalışıyorsa aynı saatte farklı kaynaklar için kayıt oluşturulabilir; her kaynağın zaman planı ayrı değerlendirilir.
Tamamlanan ve iptal edilen işleri ayırın
Gün sonunda randevu durumlarını gerçek sonuca göre tamamlayın. Böylece henüz yapılmamış işler ve biten hizmetler birbirine karışmaz. Bu panel randevu ve iletişim takibine odaklanır; seans paketi bakiyesi, grup dersi kontenjanı, üyelik tahsilatı ve turnike yönetimi içermez.
