Telefonla, mesajla veya doğrudan görüşmeyle alınan konaklamaların ortak bir kayda dönüşmesi gerekir. Bunun başlangıç noktası her odanın ya da villanın ayrı tanımlanmasıdır. Ardından tarih aralığı, misafir ve rezervasyon durumu aynı kayıtta tutulur. Resepsiyon’un konaklama paneli bu günlük planı düzenlemek için tasarlandı.
Oda ya da villayı ayrı birim olarak tanımlayın
Bir otelde her oda, villa işletmesinde her villa ayrı bir planlama birimi olabilir. Ekibinizin kullandığı gerçek adları ve numaraları tercih edin. Benzer isimli birimler varsa ayırt edici bir ad kullanın; misafiri yanlış odaya atamamak için yeni kayıt öncesinde seçimi kontrol edin.
Giriş ve çıkışı birlikte planlayın
Konaklama tek bir tarihten oluşmaz. Giriş gününü ve çıkış gününü birlikte kaydedin; gece sayısını bu aralığa göre kontrol edin. Misafirin iletişim bilgilerini, kişi sayısını ve hazırlık notlarını aynı kayda ekleyin. Resepsiyon aynı birim için çakışan konaklama aralıklarını kaydetmenize izin vermez.
Tarih değiştiğinde asıl kaydı güncelleyin
Misafir gelişini ertelediğinde yalnızca mesajlaşmaya not düşmek yeterli olmaz. Kaydın giriş ve çıkış tarihlerini de değiştirin. Birim değişikliği yapılıyorsa yeni odanın uygunluğunu kontrol edin. Ekibin son durumu görmesi için güncel bilgi ana takvimde bulunmalıdır.
Geliş, ayrılış ve iptal durumlarını tamamlayın
Planlanan konaklama ile gerçekleşen konaklama aynı değildir. Misafirin gelişi, ayrılışı veya iptali belli olduğunda durumunu güncelleyin. Hazırlık gerektiren konuları not alanına yazın. Kaydedilen bir notun başka bir sisteme otomatik görev oluşturduğunu varsaymayın; ekibin kendi çalışma düzenini netleştirin.
Doğrudan rezervasyon ile kanal yönetimini ayırın
Resepsiyon’daki konaklama ekranı doğrudan aldığınız kayıtları takip eder. İlan siteleriyle otomatik takvim eşitleme, kanal yöneticisi, kimlik bildirimi veya muhasebe entegrasyonu bu panelin kapsamında değildir. Başka kanallardan aldığınız rezervasyonları da kullanıyorsanız takviminizi güncel tutacak bir kontrol düzeni oluşturun.
